L'hôpital de Mons - Site Kennedy porte un intérêt majeur à la protection de la vie privée et des données personnelles de ses patients et souhaite les informer au mieux via ce document sur la façon dont ces données sont traitées dans le cadre de l’organisation des soins et des activités de l'hôpital.

Formulaire d’exercice de droits sur les données personnelles (RGPD)

Formulaire d’exercice de droits sur les données personnelles (RGPD)

Procédure et formulaire de demande de dossier médical

Responsable du traitement et ses représentants

L'hôpital de Mons - Site Kennedy (siège social situé au Boulevard Fulgence Masson, 5 à 7000 Mons) est le responsable de traitement des données personnelles des patients. Les personnes agissant en son nom sont :

• le Président du conseil d’administration: Calogero CONTI
• le Directeur général : Stéphan MERCIER
• La Directrice générale adjointe : Chantal BOUCHEZ
• le Directeur médical : Dr Luc BISSEN
• le Directeur infirmier : Jacques HERAUT
• le Directeur administratif et financier : Béatrice SWARTENBROECKX 

Supervision du traitement des données personnelles

La responsabilité centrale et la surveillance des données personnelles des patients incombent au directeur général, au directeur médical, au directeur infirmier et au directeur administratif et financier.

L’accès et le traitement des données personnelles des patients sont effectués par le personnel habilité uniquement. Les différents utilisateurs n'ont accès qu'aux données personnelles dont ils ont besoin pour l'exécution de leurs tâches au nom du responsable de traitement.

L’ensemble des employés et collaborateurs de l’hôpital qui traitent les données personnelles des patients est tenu au secret professionnel et/ou à une obligation de confidentialité.

Un délégué à la protection des données externe a été désigné par notre fédération hospitalière Santhea, il s’agit de M. Philippe Lejeune.  Son relais au sein de notre institution est M. Gérard WINS, Responsable du projet RGPD et Directeur adjoint du service informatique. Vous pouvez le contacter pour toute question relative au traitement de vos données personnelles via rgpd@hap.be.

Catégories de personnes dont les données sont traitées et méthodes de collecte

La collecte et le traitement de données personnelles s’applique à tous les patients.

Ces données sont collectées auprès du patient lui-même par le personnel de l’institution, à moins qu’une autre méthode de collecte s'impose en fonction de la finalité du traitement ou que le patient ne soit pas lui-même en mesure de fournir les données.

Ne sont collectées et traitées, de façon compatible, que les données personnelles indispensables à l’exécution des traitements dont les finalités sont énoncées à la suite dans ce document d’information.

Catégories de données traitées

Les données personnelles des patients traitées par l'hôpital de Mons - Site Kennedy  sont les suivantes :

• données d'identification
• données administratives et financières
• données médicales, paramédicales, infirmières et sociales
• autres données nécessaires à l'exécution de finalités déterminées par l'hôpital de Mons - Site Kennedy ou imposées par la loi, telles que les données judiciaires.

Finalités des traitements de données personnelles

Les traitements de données personnelles des patients réalisés au sein l'hôpital de Mons - Site Kennedy présentent au moins l’une des finalités suivantes :

1) Soins des patients	2) Administration des patients	3) Gestion des médicaments	4) Qualité des soins
5) Enregistrements des patients	6) Traitement des plaintes	7) Sécurité	8) Recherche scientifique
9) Don d’organes	10) Autres finalités

Les finalités 1 à 7 ont pour fondement légal les lois relatives aux hôpitaux, à l’assurance obligatoire couvrant les soins de santé, aux droits des patients et à l’installation et l’utilisation de caméras de surveillance. Les autres finalités sont strictement encadrées par l’obtention du consentement du patient ou de son représentant légal.

Transfert de données personnelles

Les catégories suivantes de destinataires ont droit de s’adresser à l'hôpital de Mons - Site Kennedypour obtenir des données personnelles de patients :

- Les patients eux-mêmes ou leurs représentants	- Les organismes assureurs
- L’Institut National de l’Assurance Maladie-Invalidité	- Les autorités publiques
- Les fournisseurs de soins externes des patients	- L’assureur de l’institution en cas de litige avec le patient
- Les sous-traitants de l’institution	- Autres destinataires dans le cadre d’un transfert encadré par la loi ou l’obtention du consentement du patient

Procédures de protection

Toutes les mesures techniques et organisationnelles sont prises pour assurer l'exactitude et la pertinence des données personnelles des patients ainsi que pour leur protection contre la perte, les dégâts et les accès, modifications ou transferts non autorisés.

Durées de conservation

Dans le respect des obligations légales, la durée de conservation des données personnelles du patient, à compter de sa dernière sortie ou de son dernier traitement, est de :

- 30 ans pour les données médicales	- 20 ans pour les données infirmières
- 7 ans pour les données de facturation	- 1 an pour les données de médiation (dossier clôturé)

Si la période de conservation a expiré, les données personnelles sont supprimées dans un délai d'un an sauf si la conservation est requise sur base de loi, ou qu’elle est considérée comme importante d'un point de vue médical ou pour la défense des intérêts légitimes de l’hôpital ou du patient ou de ceux de ses successeurs légaux ou encore qu’il existe un accord sur la conservation entre le patient et l’institution.

Droits du patient

Le patient ou son représentant légal dispose des droits suivants :

• savoir s’il existe ou non un ou des traitements de données personnelles le concernant ;
• obtenir les informations suivantes : Les finalités de traitement des données ; Les catégories de données concernées ; Leur durée de conservation ; Les catégories de destinataires auxquels les données sont transmises ; La source des données personnelles s’il ne s’agit pas du patient lui-même ;
• consulter et obtenir une copie des données traitées (sous certaines conditions définies par la loi) ;
• rectifier ou effacer tout ou une partie des données (sous certaines conditions définies par la loi) ;
• s’opposer au traitement ou retirer son consentement (sous certaines conditions définies par la loi).

Pour exercer ces droits, le patient ou son représentant légal peut programmer un rendez-vous avec l’hôpital via l’adresse mail suivante : rgpd@hap.be ou via courrier en l’adressant à Monsieur Gérard WINS, responsable du projet GDPR, Boulevard Kennedy, 2 à 7000 Mons. Dans sa demande, le patient ou son représentant légal doit fournir une copie de sa carte d’identité et préciser les droits qu’il souhaite exercer.

Chaque demande est suivie d’un accusé de réception. En cas de réponse favorable, un rendez-vous est fixé dans un délai de 30 jours. Pour les demandes complexes ou nombreuses, cette période peut être étendue à trois mois après réception de la demande. Le patient en sera alors informé dans les 30 jours suivants la réception de la demande.

Si le patient est d'avis que les dispositions de la présente politique de confidentialité ne sont pas respectées ou qu’il a d’autres raisons de se plaindre pour des faits relatifs à la protection de ses données personnelles, il peut s’adresser directement :

• au délégué à la protection des données de l’institution ;
• à l’Autorité de Protection des Données.